| CL 119/8
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Cent dix-neuvième session |
Rome, 20 - 25 novembre 2000 |
RAPPORT DE LA RÉUNION
CONJOINTE DE
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Rome, 10 mai 2000 |
1. Les Comités présentent ci-après au Conseil le rapport de leur Réunion conjointe.
2. Les Membres suivants étaient présents:
| Comité du Programme | Comité financier |
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| M. R. Rose (Canada) | M. A. Mekouar (Maroc) |
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Membres |
| M. P.N. Ross (Australie) M. T.N. Mokake (Cameroun) M. Z. Tang (Chine) M. B. Gutiérrez Zuluaga Botero (Colombie) M. A.S. Karama (Indonésie) M. F. Zenny (Jamaïque) M. G. Mansour (Liban) M. I.M. Zawia (Libye) M. J. Berteling (Pays-Bas) Mme S. Nyamudeza (Zimbabwe) |
Mme I. Di Giovan Battista
(Argentine) M. Rho Kyeong-sang (Corée) Mme L.J. Tracy (États-Unis) Mme N. Gangadharan (Inde) M. A. Beattie (Royaume-Uni) Mme E.F. Eltom (Soudan) M. R. Gerber (Suisse) Mme P.M.S. Hingi (Tanzanie) |
3. M. F. Zenny a remplacé M. R. Harrison en tant que représentant du Gouvernement de la Jamaïque au Comité du Programme.
4. Mme I. Di Giovan Battista a remplacé M. R.O. Villambrosa en tant que représentante du Gouvernement de l'Argentine au Comité financier.
5. M. S. Baharsjah, Président indépendant du Conseil, était présent à la session.
6. L'ordre du jour et le calendrier de la Réunion conjointe ont été approuvés après inclusion de trois questions au titre du point Autres questions, comme suit: Préparatifs du Plan à moyen terme 2002-2007; Nouveaux systèmes financiers de la FAO et procédures correspondantes; et Examen des rapports d'évaluation par la Réunion conjointe.
7. Les Comités ont examiné conjointement le rapport du CCI prévu pour cette session, intitulé: Examen du Comité administratif de coordination et de ses mécanismes (JIU/REP/99/1), en présence du Vice-Président du CCI.
8. Les Comités ont examiné plus particulièrement les observations et recommandations relatives au Sous-Comité de la nutrition. Tout en notant les difficultés qui ont entravé récemment le bon fonctionnement de ce mécanisme, les Comités se sont félicités des améliorations apportées qui devraient permettre une coopération fructueuse à l'avenir. Ils se sont félicités également de la décision prise par la FAO de participer à nouveau activement à ce Sous-Comité et de contribuer à un niveau approprié à son budget.
9. En ce qui concerne la Recommandation C2 relative à l'examen par les organes de la FAO des faits nouveaux survenus récemment dans le système des Nations Unies, les Comités ont pris note des observations du Directeur général et confirmé le caractère satisfaisant des arrangements en vigueur. Les Comités sont également convenus que des aspects comme le fonctionnement du Système des Coordonnateurs résidents (comme indiqué au paragraphe 80 du rapport) et le coût de la coordination (Recommandation C3) méritaient un examen attentif de la part des organes directeurs. Les Comités ont approuvé les observations du CAC et du Directeur général sur ce rapport.
10. Les Comités se sont à nouveau penchés sur la manière dont les rapports du CCI sont traités à la FAO et ont confirmé la pertinence des pratiques actuelles.
11. Les Comités ont examiné les propositions du Directeur général tendant à renforcer la présence de la FAO dans les pays, grâce au détachement de fonctionnaires techniques de rang élevé, comme indiqué dans le document JM 2000/1. Ils ont pris acte également des nouveaux arrangements pour l'exécution du Programme de terrain impliquant le transfert progressif des responsabilités opérationnelles pour les projets nationaux aux représentants de la FAO.
12. La majorité des membres des deux Comités se sont déclarés disposés à recommander au Conseil d'approuver les propositions du Directeur général figurant dans le document JM 2000/1. Certains membres ont souhaité, toutefois, recevoir des renseignements supplémentaires qui pourraient être examinés au cours de la prochaine Réunion conjointe des Comités avant de prendre une décision. Les Comités se sont déclarés favorables, dans l'ensemble, à la poursuite de la décentralisation opérationnelle, tout en notant l'approche progressive et en se félicitant des mesures prévues pour mettre en place les éléments préalables indispensables, notamment le soutien au système, la formation et les structures budgétaires et d'évaluation.
13. Les Comités ont décidé de poursuivre l'examen de ce point lors de leur Réunion conjointe de septembre 2000 et ont demandé des renseignements supplémentaires sur les représentants de la FAO et en particulier sur: i) le transfert des responsabilités opérationnelles et l'impact qu'aurait un tel transfert de responsabilités sur le fonctionnement des représentations de la FAO, l'équilibre actuel entre les activités normatives et opérationnelles des représentations de la FAO, tel qu'il découle des études disponibles sur le temps consacré à diverses tâches, et la façon dont les représentations seraient renforcées pour pouvoir assumer la charge de travail supplémentaire; ii) les qualifications des représentants de la FAO et la question de savoir comment les fonctionnaires techniques de rang élevé qu'il est proposé de détacher dans les nouvelles représentations pourraient à la fois s'acquitter de leurs tâches techniques et de leur fonctions de représentation; iii) les critères retenus pour créer des bureaux de la FAO dans les pays, notamment dans les pays à faible revenu et à déficit vivrier (PFRDV); et iv) le rôle du représentant de la FAO dans le processus de coordination des activités du système des Nations Unies au niveau des pays. Enfin, des renseignements avaient été demandés sur d'autres points de détail.
14. Les Comités ont rappelé les nombreuses mesures prises pour réformer le fonctionnement des organes directeurs. Ils ont noté qu'à leur Réunion conjointe de septembre 1999 ils avaient décidé de reporter à l'an 2000 la poursuite de l'examen de la réforme du débat général de la Conférence.
15. Les Comités ont noté que, pour les conférences régionales tenues cette année, l'innovation consistant à réserver une demi-journée à une table ronde entre chefs de délégation avant la session avait été couronnée de succès. Ils ont suggéré au Secrétariat de tenir compte de l'introduction éventuelle d'une procédure analogue pour la Conférence de la FAO lorsqu'il préparerait le document destiné à la Réunion conjointe de septembre 2000.
16. Les Comités ont été informés oralement des progrès accomplis dans la préparation du Plan à moyen terme pour la période 2002-2007, qui serait examiné à leur session de septembre et par le Conseil en novembre. À cet égard, les Comités ont noté qu'il était prévu d'y associer également les comités techniques du Conseil (Comité de l'agriculture, Comité des pêches et Comité des forêts) qui se réuniraient début 2001 et qui pourraient à cette occasion formuler des observations sur les aspects du Plan relevant de leurs mandats respectifs.
17. Sachant que le prochain Plan à moyen terme découlerait directement du Cadre stratégique pour la FAO 2000-2015 approuvé par la Conférence, les Comités ont été plus particulièrement informés des efforts faits pour prendre en compte l'une des dimensions clés du Cadre stratégique, à savoir la nécessité d'une approche multidisciplinaire. À cette fin, les mêmes groupes qui avaient déjà travaillé à la formulation des stratégies de l'Organisation et de tous les autres mécanismes de coordination du travail de fond de l'Organisation avaient été invités à identifier les activités intersectorielles qu'il convenait d'inclure dans le Plan à moyen terme.
18. Parallèlement, les Comités ont noté que des suggestions relatives à des activités de fond à inclure dans le Plan à moyen terme avaient été demandées à tous les départements, sur la base de la nouvelle méthode de programmation approuvée par la Conférence, qui avait été appliquée à titre provisoire pour le Programme de travail et budget 2000-2001. Tout en étant invitées à étendre la période de planification jusqu'en 2007, les unités ont dû veiller à mettre au point des indicateurs de résultats pour chaque élément de programme et ses principaux produits. Il restait maintenant au Secrétariat à présenter les résultats de cet effort intense de planification, de manière à la fois détaillée et suffisamment concise, dans le Plan à moyen terme, les activités proposées étant analysées et présentées tant du point de vue des objectifs stratégiques énoncés dans le Cadre stratégique qu'en fonction de la structure traditionnelle du Programme de travail et budget (Chapitres et Grands Programmes).
19. En rappelant les effets positifs de dispositions similaires adoptées pour faciliter la participation des États Membres à la préparation du Cadre stratégique, les Comités ont estimé qu'il serait utile d'organiser, de préférence avant les sessions du Comité du Programme et du Comité financier de septembre 2000, une réunion d'information à l'intention des représentants permanents.
20. Le Secrétariat a informé les Comités des progrès accomplis dans la mise en place de ces systèmes et en particulier des principaux objectifs poursuivis en matière de gestion, de l'architecture financière des systèmes et des modalités d'établissement des rapports de gestion. Il a mis l'accent sur les résultats positifs, mais aussi sur les problèmes rencontrés et sur le manque de ressources. Il a souligné, en outre, les problèmes liés au système de comptabilité de terrain, à la gestion des comptes de conversion des données, aux problèmes d'interface, à l'expérience de la FAO en matière de systèmes et au soutien aux systèmes pour les activités de projet. Les Membres se sont félicités de ce compte rendu exhaustif et franc de l'état d'avancement du projet. Ils ont posé des questions précises sur le budget du projet et les problèmes de mise en place.
21. Le Secrétariat a expliqué que l'augmentation de 10 à 20 millions de dollars E.-U. du financement nécessaire tenait au fait que le progiciel initial, sans amendement, n'avait pas répondu à toutes les attentes de la FAO et que des modules supplémentaires provenant d'autres sources avaient dû être introduits pour le traitement des opérations liées aux voyages et aux bureaux de terrain, ce qui avait rendu le projet encore plus complexe.
22. Les Membres ont également posé un certain nombre de questions concernant l'impact du projet sur les principales activités en cours ou prévues, notamment la possibilité de vérifier les écritures comptables, l'établissement de rapports à l'intention des donateurs et l'impact sur divers programmes, ainsi que sur le processus de décentralisation en cours. Le Secrétariat a expliqué qu'en cas de changement de systèmes, les vérificateurs connaissaient toujours des difficultés, car les programmes devaient être adaptés aux nouvelles circonstances. Le Secrétariat a précisé, en outre, que la qualité des rapports destinés aux donateurs publiés en 1999 avait souffert des problèmes posés par la comptabilisation des opérations des bureaux de terrain, mais que les erreurs avaient été corrigées et que les prochains rapports pour 1999 seraient au point. Quant aux rapports pour 2000, leur qualité dépendrait du transfert dans le système de comptabilité de terrain de l'information détenue actuellement par les bureaux des représentants de la FAO sur des tableurs.
23. Le Secrétariat a indiqué que la version provisoire du système de comptabilité de terrain fournirait l'appui requis au processus de décentralisation, dans la mesure où l'on pouvait prévoir les besoins dans ce domaine. Toutefois, la situation serait à nouveau examinée pour déterminer les opérations à traiter au niveau des bureaux des représentants de la FAO, après quoi, il pourrait être nécessaire de revoir le logiciel provisoire.
24. Les Membres ont pris acte de la nature et de la portée des problèmes identifiés dans la note d'information (document de travail FC-PC) et des obstacles ayant freiné l'avancement du projet. Ils ont également noté l'importance du projet Oracle pour la FAO et ils se sont inquiétés de son retard et du manque de financement. Les Comités ont donc demandé au Secrétariat: i) de préparer un document pour leur session de septembre, fournissant des indications supplémentaires sur la nature et la portée du travail à effectuer, ainsi que sur les coûts, le calendrier des travaux et les sources de financement possibles pour résoudre les problèmes en suspens; et ii) de lancer un appel en vue de réunir des contributions volontaires avant septembre, nonobstant l'autorité conférée au Directeur général d'allouer les ressources nécessaires dans la mesure possible et dans les limites du budget approuvé.
25. Les Comités ont rappelé que, selon les arrangements révisés relatifs à l'examen des documents d'évaluation qui avaient été approuvés par le Conseil, le Comité du Programme serait le principal destinataire des rapports d'évaluation détaillés. Toutefois, les participants ont estimé que certains rapports pourraient être examinés conjointement par les deux Comités.
26. Les Comités sont donc convenus que les deux Présidents, en consultation avec le Directeur général, pourraient, en fonction du programme de travail des deux Comités pour un exercice donné, envisager cette possibilité, en gardant présente à l'esprit la nécessité d'utiliser au mieux le temps disponible.
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